LA ISO 9001 2008 E LA GESTIONE DEGLI
ACQUISTI

La norma UNI EN ISO 9001 2008, al punto 7.4, ci chiede che un'organizzazione abbia procedure per:

• controllare gli acquisti
• trasmettere correttamente le informazioni relative agli acquisti
• verificare i prodotti acquistati

In buona sostanza, quindi, la ISO 9001 ci chiede che un'organizzazione controlli l'acquisto dei materiali, dei prodotti finiti e dei servizi e che, nel farlo, predisponga procedure documentate per valutare i fornitori e per verificare ciò che ha acquistato.

La selezione dei fornitori, la loro qualificazione e la successiva verifica può essere un vero e proprio campo minato per le piccole imprese perché occorrono risorse dedicate e competenze per avviare al meglio il processo di scelta di un fornitore che richiede un'attenta valutazione per quanto riguarda l'affidabilità, la disponibilità, la disponibilità a collaborare, ecc.

Quando un'organizzazione deve acquistare materiali, prodotti e/o servizi da fornitori li sceglie, normalmente, in base alla loro capacità di soddisfare i requisiti espressi, tenendo conto della Qualità, degli obblighi di legge, delle tempistiche e dei costi.
Per gestire al meglio questo processo, andrà preparato e mantenuto aggiornato un elenco di fornitori approvati che contenga almeno le seguenti informazioni:

• riferimenti alle forniture precedenti
• l'esistenza di Sistemi Qualità certificati o di schemi simili
• la valutazione delle prestazioni

Il punto 7.4.1 della ISO 9001

L'organizzazione dovrebbe avere a disposizione una procedura per garantire la selezione, la valutazione e il controllo di tutto ciò che acquista e abbia un'influenza sulla Qualità di ciò che produce.

Seguendo i dettami della ISO 9001, tutte le forniture dovrebbero essere gestite tramite un ordine di acquisto autorizzato che offra tutti i dettagli necessari per comprendere la tipologia e l'estensione della fornitura. Dovrebbero anche esistere dei controlli che consentano di assicurare che i materiali, prodotti e servizi acquistati abbiano uno standard accettabile.
Per provarlo, occorrerà che l'organizzazione avvii:

• la già citata lista dei fornitori approvati
• valutazioni costanti delle forniture e dei fornitori
• procedure di acquisto
• ordini di acquisto

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Le procedure per la gestione degli acquisti

Le procedure relative al processo di acquisto dovrebbero includere e descrivere i seguenti step:

• individuazione dei requisiti associati alla fornitura
• valutazione dei rischi associati
• definizione dei criteri per la selezione, valutazione e rivalutazione dei fornitori
• selezione dei fornitori
• richiesta di preventivi e offerte
• definizione del prezzo d'acquisto
• definizione dei documenti che dovranno essere associati all'acquisto
• preparazione dell'ordine e dell'eventuale contratto
• verifica dei prodotti acquistati
• gestione di eventuali prodotti non conformi
• mantenimento delle registrazioni associate al processo di acquisto
• controllo ed empowerment del fornitore

Il punto 7.4.2 della ISO 9001

Il processo di preparazione di un ordine di acquisto dovrebbe contenere dettagli relativi a:

• prodotto da acquistare
• definizione della quantità
• definizione degli standard da rispettare
• requisiti relativi alla sua qualificazione e a quella delle attrezzature e del personale e modalità di verifica
• Sistema Qualità
• gestione della garanzia
• disegni
• istruzioni per il controllo del prodotto e per lo svolgimento di eventuali ispezioni esterne
• gestione di eventuali controversie
• in generale: cosa ci si aspetta dal fornitore

Il punto 7.4.3 della ISO 9001

Per la norma ISO 9001, è essenziale che tutti i beni e i servizi ricevuti da terzi siano controllati per confermare che corrispondano proprio a ciò che è stato ordinato, che le consegne siano state rispettate e che la Qualità sia quella concordata.

Per controllare quanto sopra è possibile avviare dei controlli a campione e delle ispezioni che saranno più o meno spinti a seconda della criticità di quantro acquistato e dei rischi ad esso legati.
Per un materiale a consumo (ad esempio oggetti che costano poco come una lampadina) il controllo è, solitamente, legato solo alla corretta identità del prodotto, alla giusta quantità e a segni di danneggiamento evidenti. Sarebbe del tutto inutile effettuare ispezioni accurate su questa tipologia di oggetti che, se difettosi, possono essere sostituiti in breve tempo e con poca spesa.
Al contrario, ispezioni dettagliate devono sempre essere eseguite sui principali componenti che, se riscontrati difettosi, portano a una grossa perdita di denaro e di tempo per sistemare le cose.

Il controllo sulla merce può avvenire:

• tramite la ricezione della stessa presso la propria sede (a volte basta una veloce verifica tra la bolla di consegna e l'ordine e una firma per accettazione) e un'immediata segregazione dei prodotti che non dovessero risultare conformi a questo controllo
• un controllo presso il fornitore prima che la merce venga spedita (i controlli dipenderanno dal grado di controllo esercitato dal fornitore, dal suo livello di Qualità verificata, dalla presenza o meno di un Sistema Qualità certificato, ecc.)

PER SAPERNE DI PIU':