LA ISO 9001 2008 E LA GESTIONE DEGLI ACQUISTI
Gestire gli acquisti secondo la norma ISO 9001
La norma UNI EN ISO 9001 2008, al punto 7.4, ci chiede che un'organizzazione abbia procedure per:
- controllare gli acquisti
- trasmettere correttamente le informazioni relative agli acquisti
- verificare i prodotti acquistati
In buona sostanza, quindi, la ISO 9001 ci chiede che un'organizzazione controlli l'acquisto dei materiali, dei prodotti finiti e dei servizi e che, nel farlo, predisponga procedure documentate per valutare i fornitori e per verificare ciò che ha acquistato.
La selezione dei fornitori, la loro qualificazione e la successiva verifica può essere un vero e proprio campo minato per le piccole imprese perché occorrono risorse dedicate e competenze per avviare al meglio il processo di scelta di un fornitore che richiede un'attenta valutazione per quanto riguarda l'affidabilità, la disponibilità, la disponibilità a collaborare, ecc.
Quando un'organizzazione deve acquistare materiali, prodotti e/o servizi
da fornitori li sceglie, normalmente, in base alla loro capacità di soddisfare i requisiti espressi, tenendo conto della Qualità, degli obblighi di legge,
delle tempistiche e dei costi.
Per gestire al meglio questo processo, andrà preparato e mantenuto aggiornato un elenco di fornitori approvati che contenga almeno le
seguenti informazioni:
- riferimenti alle forniture precedenti
- l'esistenza di Sistemi Qualità certificati o di schemi simili
- la valutazione delle prestazioni
Il punto 7.4.1 della ISO 9001
L'organizzazione dovrebbe avere a disposizione una procedura per garantire la selezione, la valutazione e il controllo di tutto ciò che acquista e abbia un'influenza sulla Qualità di ciò che produce.
Seguendo i dettami della ISO 9001, tutte le forniture
dovrebbero essere gestite tramite un ordine di acquisto autorizzato che offra tutti i
dettagli necessari per comprendere la tipologia e l'estensione della fornitura. Dovrebbero anche esistere dei controlli che consentano di assicurare che i materiali, prodotti e servizi acquistati abbiano uno standard accettabile.
Per provarlo, occorrerà che l'organizzazione avvii:
- la già citata lista dei fornitori approvati
- valutazioni costanti delle forniture e dei fornitori
- procedure di acquisto
- ordini di acquisto
Le procedure per la gestione degli acquisti
Le procedure relative al processo di acquisto dovrebbero includere e descrivere i seguenti step:
- individuazione dei requisiti associati alla fornitura
- valutazione dei rischi associati
- definizione dei criteri per la selezione, valutazione e rivalutazione dei fornitori
- selezione dei fornitori
- richiesta di preventivi e offerte
- definizione del prezzo d'acquisto
- definizione dei documenti che dovranno essere associati all'acquisto
- preparazione dell'ordine e dell'eventuale contratto
- verifica dei prodotti acquistati
- gestione di eventuali prodotti non conformi
- mantenimento delle registrazioni associate al processo di acquisto
- controllo ed empowerment del fornitore
Il punto 7.4.2 della ISO 9001
Il processo di preparazione di un ordine di acquisto dovrebbe contenere dettagli relativi a:
- prodotto da acquistare
- definizione della quantità
- definizione degli standard da rispettare
- requisiti relativi alla sua qualificazione e a quella delle attrezzature e del personale e modalità di verifica
- Sistema Qualità
- gestione della garanzia
- disegni
- istruzioni per il controllo del prodotto e per lo svolgimento di eventuali ispezioni esterne
- gestione di eventuali controversie
- in generale: cosa ci si aspetta dal fornitore
Il punto 7.4.3 della ISO 9001
Per la norma ISO 9001, è essenziale che tutti i beni e i servizi ricevuti da terzi siano controllati per confermare che corrispondano proprio a ciò che è stato ordinato, che le consegne siano state rispettate e che la Qualità sia quella concordata.
Per controllare quanto sopra è possibile avviare dei controlli a campione e delle ispezioni che saranno più o meno spinti a seconda della criticità di quantro acquistato e dei rischi ad esso legati.
Per un materiale a consumo (ad esempio oggetti che costano poco come una lampadina) il controllo è, solitamente, legato solo alla corretta identità del prodotto, alla giusta quantità e a segni di danneggiamento evidenti. Sarebbe del tutto inutile effettuare ispezioni accurate su questa tipologia di
oggetti che, se difettosi, possono essere sostituiti in breve tempo e con poca spesa.
Al contrario, ispezioni dettagliate devono sempre essere eseguite
sui principali componenti che, se riscontrati difettosi, portano a una grossa perdita di denaro e di tempo per sistemare le cose.
Il controllo sulla merce può avvenire:
- tramite la ricezione della stessa presso la propria sede (a volte basta una veloce verifica tra la bolla di consegna e l'ordine e una firma per accettazione) e un'immediata segregazione dei prodotti che non dovessero risultare conformi a questo controllo
- un controllo presso il fornitore prima che la merce venga spedita (i controlli dipenderanno dal grado di controllo esercitato dal fornitore, dal suo livello di Qualità verificata, dalla presenza o meno di un Sistema Qualità certificato, ecc.)